年末にかけて「書類」の出入りもまた慌ただしくなります。
写真整理や年賀状準備、年末調整や提出書類もいろいろありますし、終業式になれば子どもが学校から大量のプリントを持ち帰るでしょう。
その時になってあわてなくても済むように、書類整理も時間をみつけてやっておくと安心ですね。
おすすめはファイルボックス収納
私が書類管理で長年おすすめしているのは、ファイルボックスを使った収納法です。
ファイルボックスに書類を立てて投げ入れておくだけの簡単収納。
書類のジャンルごとにボックスを分けたり、仕切り板に見出しを付けて書類を分類しています。
我が家のファイルボックスは「公共」「学校関係」の２種類、公共ボックスの仕切りは、電気・水道・ガス・税金・保険などと仕分けしています。
ボックスの見直しは１年に１度でOK
ファイルボックスの中がいっぱいになったら、見直し整理をします。
わが家の場合、１個のファイルボックスがいっぱいになるサイクルはだいたい１年です。
１年に１回程度の見直しなら、ゆっくり落ち着いて取り組めます。
12月のこの時期が、ちょうど私がボックスを見直す時期です。
ボックス見直しの手順
たまった書類を見直すときは、
- 処分するもの
- 一時的に保管しておくもの
- 重要で長期残しておく必要のあるもの
にざっくり分けます。
ですが、１年間残しておいた書類たちも、１年経てばそのほとんどが不要な書類です。
証書や証明書など、お金に関するものは重要なものもありますが、重要書類なんてきちんと見直してみれば、実は全体の２割程度なんですよね。
でもまぁすぐには判断がつかなかったり捨てられないものもあるだろうから、そういった書類はまた別の場所にまとめておくようにしましょう。
また１年の保管期限が過ぎたら、その都度見直しが必要です。
こうやって定期的にボックスの中を整理していくことで、また１年間の投げ入れ収納が可能になります。
普段は投げ入れるだけで、見直すのはボックスがいっぱいになった時だけで良いので、このように決まったスペースとルールがあれば書類が散らかったり管理が面倒になることはありません。
まとめ
まずはファイルボックスを用意してみることをおすすめします。
たまってしまった書類をジャンル分けして、投げ入れ収納できるようにぜひルールをつくって書類整理していってくださいね。
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