過去にも、書類整理法についてまとめ記事を書いたことがあります。
まずは家中の書類をかき集めるところから、どのように整理収納するのか、概要をまとめた記事です。
また同時に、書類を収納する時は、重ねて積み上げたりファイリングするのではなく、立ててファイルボックスに投げ入れる方法をおすすめしてきました。
ファイルボックスを使った書類収納方法が、面倒くさがりの私にとっても最も簡単で、書類が整理されている状態が長続きする方法だからです。
今回は、「書類の分類の仕方について、もう少し詳しく教えてください」というご質問をいただきましたので、
整理する書類の「分け方」「まとめ方」について、わが家の具体例も見て頂きながら詳しくご紹介したいと思います。
まずは基本の５つのグループに分けてみる
各ご家庭のライフスタイルによって取り扱う書類の種類は違ってくるでしょうが、たいてい残しておくべき書類は、大きく５つのグループに仕分けできるかと思います。
- 暮らしーお知らせの手紙やチラシなど
- 医療ー病院関係、医療費の領収書など
- お金ー税金関係、年金関係、保険関係、ローン関係、明細など
- 教育（学校）ー子どもの学校や習い事関連、教育関連
- 取り扱い説明書／保証書
それぞれの項目ごとにどれくらい書類があるかで、必要な分、ボックスを用意します。
わが家の場合、書類の量がそれほど多くはないので、１暮らし・２医療・３お金をまとめて一つのボックスとし、グループ名を「公共」としています。
４教育（学校）は書類が多いので、グループ名「学校関係」単独でもう一つボックスを用意しています。
５取り扱い説明書／保証書はめったに出し入れすることがないので、別にファイルケースにまとめて本棚に立ててしまっています。
そこから、わが家流の分類方法を考える
つまり、わが家のケースでは、まずは５つのグループではなく、大きく３つのグループ（公共・学校関係・取説等）に仕分けをしてボックスを用意しているわけですが、
さらにボックスの中を細かく仕切ることで、分かりやすく書類を分類しています。
たとえば、「公共」のボックスの中は、
- スマホ関係
- 自動車保険
- 火災地震保険
- 生命保険
- 税金
- 浄化槽
- ローン
- 年金
- その他
と細かくカテゴリー分けしていますし、
浄化槽とは…わが家のトイレはまだ下水道ではなく浄化槽なんです！定期的に掃除や点検に来てもらっているので、その関係書類です。
浄化槽の項目はわが家ならではですね。
わが家は電気・水道・ガス料金はペーパーレス化したので書類はありませんが、そういった項目にも置き換えられるかもしれませんね。
学校関係のボックスの中は、
- 緊急連絡網（学校➀）
- 小学校（学校➁）
- 入学時資料（学校③）
- PTA(学校➃)
- 子供会
- 発達検査（子どもの福祉支援関係書類）
- 支援サービス（子どもの福祉支援関係書類）
- 児童手当
- 町内会（おまけでここに入ってます）
という具合に、私が分かりやすいように、書類を探しやすいように、カテゴリー分けしています。
福祉支援関係書類も、発達障がい児がいるわが家ならではの項目でしょうか。
多くのご家庭では、お子さんの習い事関係書類に置き換えられるかもしれません。
グループとカテゴリーに分けるメリット
このように、大きくグループ分けした後はそのボックスの中をさらにカテゴリーに分けておくことで、書類がどこにあるのか見つけやすくなります。
また、関係書類が増えたら同カテゴリーの場所に差し込み、増えすぎてボックスがいっぱいになったら古いものから処分していくことができますよ。
あとは同じ作業の繰り返しなので、これできっと、書類が積みあがったり迷子になったりすることもなくなるでしょう。
パンチで穴をあけたりファイルに挟んだりなどの面倒な作業も一切必要ありません。
最後に
書類は日々増えていくものですので、整理や管理の方法は簡単で長続きする方法をぜひ採用していきましょう。
仕組みづくりがうまくいくコツは、分類の仕方にあります！
まずは基本の５つのグループに分けてみて、そこから、ご家庭で必要な項目を見つけていってみてくださいね。
